A. INTRODUCCIÓN

Objetivos y características generales: El objetivo de esta política es establecer el sistema para la gestión de denuncias que permita identificar conductas irregulares en la Fundación Dau. Además, permitirá identificar áreas de mejora en la gestión interna de la Fundación.

A través del Canal de denuncias se pondrá en conocimiento del Comité de Cumplimiento aquellos indicios o infracciones de las que tengamos conocimiento.

Se podrán notificar los incumplimientos del Código Ético, de las políticas internas y de la legislación o de las otras normativas de las que se tenga conocimiento.

Usuarios/as del sistema de denuncias: Este canal de denuncias estará a disposición de cualquier grupo de interés: Clientes, Proveedores, Personal contratado, Patronato, Personal voluntario, Personal usuario de servicios de la Fundación, etc.

 

B. PRINCIPIOS

Accesibilidad: El canal de comunicación será claro y de fácil acceso, a través de un correo electrónico establecido al efecto y que será público a través de la página web de Fundación Dau.

Transparencia: Esta política será pública, así como el correo electrónico establecido como medio de comunicación.

Buena fe: Si bien es preferible que en las notificaciones se identifique la persona que las realiza, también atenderán las notificaciones y las dudas planteadas de forma anónima. Sin embargo, para poder realizar un seguimiento adecuado, se solicitará información para contactar con la persona que denuncia, siendo decisión de ella proporcionarla o realizar la denuncia de forma anónima.

En el caso de que la denuncia no sea anónima, la Fundación Dau se compromete a no tomar ninguna medida disciplinaria ni acción legal contra el emisor de una denuncia de buena fe.

La Fundación Dau se reserva el derecho de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquier miembro de la Fundación que tome represalia contra el emisor de la denuncia de buena fe.

Confidencialidad: La identidad de la persona que realice la comunicación tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento.

No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como las judiciales siempre que sean requeridos como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Esta cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando cumplimiento a la legislación vigente sobre protección de datos de carácter personal.

Objetividad e imparcialidad: Una vez recibida la denuncia, se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y la presunción de inocencia de las personas objeto de la misma.

El Comité de Cumplimiento, que reporta al Patronato, estará formado por la Dirección General, la Dirección de Servicios a las Personas y la Dirección de Administración y Finanzas. En caso de que la denuncia afecte o implique a un miembro del Comité de Cumplimiento deberá abstenerse de participar en la investigación.

Eficiencia: En el momento de la recepción de la denuncia, el Comité de Cumplimiento se reunirá en la mayor brevedad posible. Sin embargo, la Fundación Dau se reserva el derecho a no emitir una respuesta en los siguientes casos:

 

a) Solicitudes de datos de carácter confidencial: en el caso de datos reguladas por leyes o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas e instituciones involucradas.

b) Solicitudes maliciosas que vulneren claramente el criterio de buena fe para ser irrespetuosas por su contenido o su forma. Cuando haya razones o indicios de que la comunicación se ha presentado de mala fe, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de desestimación. la Fundación Dau se reserva entonces el derecho a tomar medidas disciplinarias o de otra índole.

 

C. PROCEDIMENTO

Acceso: La Fundación Dau habilitará los siguientes canales para la recepción de denuncias:

  • Por correo electrónico visible en la página web de la Fundación: canaletic@fundaciodau.org
  • Por correo postal a la dirección: DAU. Calle C, 12-14 08040-Barcelona. A la atención del Comité de Cumplimiento.

Gestión de la información: Las denuncias serán registradas por el Comité de Cumplimiento y recibirán un código único de referencia. Recibirán el tratamiento de datos confidenciales de nivel alto, y sólo tendrán acceso los miembros del Comité de Cumplimiento y se establecen las medidas necesarias para que no puedan acceder a ellas terceras personas no autorizadas.

Toda denuncia deberá describir:

  • El hecho o comportamiento denunciado
  • La razón de porque se considera anómalo o irregular
  • Las fuentes de pruebas existentes de que el hecho o comportamiento se ha producido.

Análisis y resolución:

    • Se llevará a cabo la apertura de una investigación cuando el Comité de Cumplimiento entienda que una denuncia recibida es verosímil. En caso de que la denuncia se considere inverosímil, se hará constar en acta los motivos.
    • En el proceso de apertura de una investigación se acordará el nombramiento de la persona o personas que la dirigirán y formarán parte del Comité de Cumplimiento y / o del Patronato, que tendrán el deber de confidencialidad: sólo podrán comunicar la información obtenida en el marco de la investigación y para los fines de la investigación.
    • En la reunión del Comité de Cumplimiento se analizará la verosimilitud de la información recibida y de su posible carácter infractor y se abrirá un expediente donde quedará constancia documental de todas las actuaciones realizadas y pruebas obtenidas. En caso necesario el Comité de Cumplimiento podrá solicitar asesoramiento jurídico.
    • El comité de cumplimiento determinará el plazo en que deberá realizarse la investigación. El plazo máximo será de 3 meses y sólo podrá ser prorrogado mediante autorización del propio Comité cuando se den razones que así lo justifiquen y se informará a la parte interesada que su solicitud está en curso y se le ofrecerá un nuevo plazo.
    • Durante la investigación se podrá hacer uso de todos los medios jurídicamente lícitos para la averiguación los hechos: Entrevistas con las personas denunciadas o presuntamente responsables de irregularidades o comportamientos ilícitos, acceso a todo tipo de registros, archivos o cualquier tipo de información de la Fundación, solicitud de documentación a terceras personas u otros medios según la necesidad de la investigación.
    • Una vez finalizada la investigación, se realizará un breve informe con la relación de los hechos acaecidos o de la situación de la actividad investigada, una explicación de la investigación realizada y los medios de los que se infieren tales hechos o situación, y una conclusión conforme con la finalidad de la investigación. Este informe se pondrá en conocimiento del Patronato y de la persona que realizó la denuncia en caso de que ésta no hubiera sido anónima.
    • En caso de que se confirme que el contenido de la denuncia queda totalmente acreditado y, en consecuencia, la existencia de una infracción, se podrán interponer medidas disciplinarias o sanciones adecuadas. En caso de que los hechos tengan trascendencia jurídica-penal, se pondrán en conocimiento de las autoridades. Se comunicará al infractor del resultado y las consecuencias derivadas.
    • Una vez adoptadas las decisiones, el Comité de Cumplimiento deberá solicitar información en las áreas afectadas para detectar deficiencias y oportunidades de mejora en los procesos o normativas para subsanarlas.