A. INTRODUCCIÓ

Objectius i característiques generals: L’objectiu d’aquesta política és establir el sistema per la gestió de denúncies que permeti identificar conductes irregulars en la Fundació Dau. A més, permetrà identificar àrees de millora en la gestió interna de la Fundació. A través del Canal de denúncies es posarà en coneixement del Comitè de Compliment aquells indicis o infraccions de les que tinguem coneixement.

Es podran notificar els incompliments del Codi Ètic, de les polítiques internes i de la legislació o de les altres normatives de les quals es tingui coneixement.

Usuaris/es del sistema de denúncies: Aquest canal de denúncies estarà a disposició de qualsevol grup d’interès: Clients, Proveïdors, Personal contractat, Patronat, Personal voluntari, Personal usuari de serveis de la Fundació, etc.

 

B. PRINCIPIS

Accessibilitat: El canal de comunicació serà clar i de fàcil accés, a través d’un correu electrònic establert amb aquesta finalitat i que serà públic a través de la pàgina web de Fundació Dau.

Transparència: Aquesta política serà pública, així com el correu electrònic establert com mitjà de comunicació.

Bona fe: Si bé és preferible que en les notificacions s’identifiqui la persona que les realitza, també s’atendran les notificacions i els dubtes plantejats de forma anònima. No obstant, per poder realitzar un seguiment adequat, es sol·licitarà informació per contactar amb la persona que denuncia, sent decisió d’ella proporcionar-la o realitzar la denúncia de forma anònima.

En el cas de que la denúncia no sigui anònima, la Fundació Dau es compromet a no prendre cap mesura disciplinària ni acció legal contra l’emissor d’una denúncia de bona fe. La Fundació Dau es reserva el dret d’emprendre accions legals o disciplinàries contra qualsevol membre de la Fundació que prengui represàlia contra l’emissor de la denúncia de bona fe.

Confidencialitat: La identitat de la persona que realitzi la comunicació tindrà la consideració de informació confidencial i no podrà ser comunicada sense el seu consentiment. No obstant, les dades de les persones que efectuïn la comunicació podran ser facilitats tant a les autoritats administratives com a les judicials sempre que siguin requerits com a conseqüència de qualsevol procediment derivat de l’objecte de la denúncia. Aquesta cessió de les dades a les autoritats administratives o judicials es realitzarà sempre donant compliment a la legislació vigent sobre protecció de dades de caràcter personal.

Objectivitat i imparcialitat: Una vegada rebuda la denúncia, es garantirà el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d’innocència de les persones objecte de la mateixa. El Comitè de Compliment, que reporta al Patronat, estarà format per la Direcció general, la Direcció de Serveis a les Persones i la Direcció de Administració i Finances. En cas que la denúncia afecti o impliqui a un membre del Comitè de Compliment s’haurà d’abstenir de participar en la investigació.

Eficiència: En el moment de la recepció de la denúncia, el Comitè de Compliment es reunirà en la major brevetat possible. No obstant, la Fundació Dau es reserva el dret a no emetre una resposta en els següents casos:

a)  Sol·licituds de dades de caràcter confidencial: en el cas de dades regulades per lleis o que afectin a acords privats que exigeixen la protecció de les persones i institucions involucrades.

b)  Sol·licituds malicioses que vulnerin clarament el criteri de bona fe per ser irrespectuoses pel seu contingut o la seva forma. Quan hi hagin raons o indicis de que la comunicació s’ha presentat de mala fe, es desestimarà el seu seguiment i s’informarà a l’emissor dels motius de desestimació. La Fundació Dau es reserva llavors el dret a prendre mesures disciplinàries o d’altre índole.

 

C. PROCEDIMENT

Accés: La Fundació Dau habilitarà els següents canals per a la recepció de denúncies:

  • Per correu electrònic visible a la pàgina web de la Fundació: canaletic@fundaciodau.org 
  • Per correu postal a l’adreça: DAU. Carrer C, 12-14 08040-Barcelona. A l’atenció del Comitè de Compliment.

Gestió de la informació: Les denúncies seran registrades per el Comitè de Compliment i rebran un codi únic de referència. Rebran el tractament de dades confidencials de nivell alt, i només hi tindran accés el membres del Comitè de Compliment i s’estableixen les mesures necessàries perquè no puguin accedir a elles terceres persones no autoritzades.

Tota denúncia haurà de descriure :

  • El fet o comportament denunciat
  • La raó de perquè es considera anòmal o irregular
  • Les fonts de proves existents de que el fet o comportament s’ha produït.

Anàlisi i resolució:

  • Es portarà a terme l’obertura d’una investigació quan el Comitè de Compliment entengui queuna denúncia rebuda és versemblant. En cas que la denúncia es consideri inversemblant, es farà constar en acta els motius.
    En el procés d’obertura d’una investigació s’acordarà el nomenament de la persona o persones que la dirigiran i en formaran part del Comitè de Compliment i/o del Patronat, que tindran el deure de confidencialitat: només podran comunicar la informació obtinguda en el marc de la investigació i per les finalitats de la investigació.
  • En la reunió del Comitè de Compliment s’analitzarà la versemblança de la informació rebuda i del seu possible caràcter infractor i s’obrirà un expedient on quedarà constància documental de totes les actuacions realitzades i proves obtingudes. En cas necessari el Comitè de Compliment podrà sol·licitar assessorament jurídic.
  • El comitè de compliment determinarà el termini en que haurà de realitzar-se la investigació. El termini màxim serà de 3 mesos i només podrà ser prorrogat mitjançant autorització del propi Comitè quan es donin raons que així ho justifiquin i s’informarà a la part interessada que la seva sol·licitud està en curs i se li oferirà un nou termini.
  • Durant la investigació es podrà fer ús de tots els mitjans jurídicament lícits per l’esbrinament dels fets: Entrevistes amb les persones denunciades o presumptament responsables de irregularitats o comportaments il·lícits, accés a tot tipus de registres, arxius o qualsevol tipus d’informació de la Fundació, sol·licitud de documentació a terceres persones o altres mitjans segons la necessitat de la investigació.
  • Una vegada finalitzada la investigació, es realitzarà un breu informe amb la relació dels fets esdevinguts o de la situació de l’activitat investigada, una explicació de la investigació realitzada i els mitjans dels quals s’infereixen tals fets o situació, i una conclusió conforme amb la finalitat de la investigació. Aquest informe es posarà en coneixement del Patronat i de la persona que va realitzar la denúncia en el cas que aquesta no hagués estat anònima.
  • En cas que es confirmi que el contingut de la denúncia queda totalment acreditat i, en conseqüència, l’existència d’una infracció, es podran interposar mesures disciplinàries o sancions adequades. En cas que els fets tinguin transcendència jurídica-penal, es posaran en coneixement de les autoritats. Es comunicarà a la persona infractora del resultat i les conseqüències derivades.
  • Una vegada adoptades les decisions, el Comitè de Compliment haurà de sol·licitar informació a les àrees afectades per a detectar deficiències i oportunitats de millora en els processos o normatives per esmenar-les.